CLASES DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

La comunicación organizacional es fundamental para hacer que la planeación estratégica cumpla su propósito; pretende difundir mensajes en consecuencia a los objetivos y políticas de la organización. Estos mensajes siguen caminos dentro del espacio organizacional denominados redes de comunicación, las cuales se dividen en formales e informales.

COMUNICACIÓN FORMAL

Es aquella en donde los mensajes siguen los caminos oficiales, ya sea de manera descendente, ascendente u horizontal. Los canales utilizados por esta comunicación formal, llamados también canales oficiales, son aquellos respaldados por formatos organizacionales prediseñados con membretes, sellos o firmas. Entre los canales oficiales impresos se encuentran: memorandos, cartas, reportes, circulares y minutas. Los medios audiovisuales también han ocupado un lugar importante entre los canales oficiales contemporáneos, de tal suerte que las empresas u organizaciones modernas comunican procesos, políticas, objetivos o información corporativa por medio de videos o presentaciones multimedia. La comunicación formal oral también se oficializa por medio de juntas o sesiones de trabajo, cuyo formato debe también estar predeterminado, es decir, se debe especificar dónde sí sesionar y dónde no, de qué forma sí y de qué forma no. La inserción de la Internet en el ámbito organizacional también ha provisto de canales oficiales de comunicación a través de la Intranet corporativa, la cual normalmente es regida por políticas de uso que oficializan el formato.

Comunicación Descendente

La comunicación descendente es aquella que fluye de los superiores a los subordinados, proporcionando básicamente instrucciones específicas de trabajo y delineando políticas de colaboración. La comunicación descendente prioritaria a fluir por los canales formales es aquella correspondiente a la planeación estratégica de la organización: Misión, objetivos, metas, estrategias, políticas, etcétera, pues es comunicando ésta, en términos específicos, que a los gerentes les es más fácil proporcionar dirección y propósito a sus equipos, para obtener mejores resultados.

La comunicación descendente evita caer en la “trampa de la actividad”, permitiendo a los gerentes tomar decisiones fundamentadas y enfocadas a los objetivos de la organización.

Entre las técnicas que los gerentes pueden utilizar para mejorar su comunicación descendente están: desarrollar una actitud positiva de comunicación, obtener información necesaria, desarrollar y mantener la confianza de los empleados y desarrollar un plan de comunicación.

Las necesidades de comunicación descendente más comunes son: instrucciones de trabajo, retroalimentación sobre el desempeño y noticias a los empleados.

Comunicación Ascendente

La comunicación ascendente es aquella que fluye de los niveles inferiores en la estructura organizacional, hacia los niveles superiores de la misma. Ésta brinda a la administración retroalimentación, permitiendo la participación de los empleados en la toma de decisiones y la identificación de malas interpretaciones.

Algunas de las prácticas utilizadas para mejorar la comunicación ascendente son: celebrar reuniones periódicas con los empleados, mantener una política de puertas abiertas y traspaso de los umbrales de la oficina, fomentar la participación en grupos sociales y estimular las encuestas de opinión.

Entre los problemas que surgen de la comunicación ascendente tenemos: la lentitud de los mensajes, los filtros en la comunicación y los cortos circuitos.

Algunas de las formas que atacan más efectivamente estos problemas son la creación de confianza mutua entre superior y subordinado y el dar a la comunicación un lugar importante dentro del proceso gerencial y administrativo.

Comunicación Horizontal

Ésta ocurre cuando el emisor y receptor están al mismo nivel en la organización. Este tipo de comunicación, dentro del esquema formal, debe fomentarse cuando es necesaria la coordinación de un trabajo y/o para dar apoyo social y emocional a los compañeros. La comunicación horizontal puede, de manera indirecta, controlar la sobrelimitación de algún mando de poder en la organización; es decir, la comunicación horizontal franca y abierta puede limitar el abuso de alguna autoridad sobre un empleado en particular.

COMUNICACIÓN INFORMAL

La comunicación informal es el intercambio de información que se establece entre las personas de una organización sin seguir los canales oficiales (formales) de comunicación. Las causas de ésta suelen ser: interés por conocer información ante su escasez o ambigüedad, inseguridad e incertidumbre, o simple curiosidad.

El riesgo de la comunicación informal es la conformación de rumor, mensaje no confirmado por un emisor formal y difundido por canales interpersonales.

La gerencia debe aceptar y tratar de entender la comunicación informal y los rumores para poderlos controlar o influir sobre ellos en momentos críticos. Las maneras principales de hacerlo son: ir al fondo de sus causas, manejar los hechos, saber escuchar, atender a los subordinados, evaluar y manejar correctamente los canales y medios de comunicación formal.